Gestione dei Documenti Strategici
Identificazione e controllo dei documenti fondamentali che costituiscono la base del Sistema di Gestione Qualità.
Documenti Gestibili
- Politica aziendale
- Obiettivi della qualità
- Manuale della qualità
- Linee guida aziendali
- Documenti di indirizzo strategico
Ogni documento può essere versionato, approvato e distribuito secondo workflow definiti dall’organizzazione.
Gestione di Procedure, Istruzioni Operative e Modulistica
Archiviazione centralizzata e controllo di tutta la documentazione operativa utilizzata nei processi aziendali.
Documentazione Gestibile
- Procedure aziendali
- Istruzioni operative
- Moduli e registrazioni
- Schede di controllo
- Documentazione tecnica
- Modulistica personalizzata
- Documenti di supporto ai processi
Tutti i documenti sono facilmente ricercabili e disponibili in tempo reale agli utenti autorizzati.
Distribuzione e Divulgazione della Documentazione
Il sistema consente di distribuire automaticamente la documentazione ai responsabili e alle figure aziendali interessate.
Tracciabilità della Distribuzione
Per ogni documento vengono registrate:
- Data di pubblicazione
- Data di consegna
- Utente destinatario
- Presa visione
- Conferma di lettura
- Versione consultata
Garantendo la completa tracciabilità dell’intero processo di comunicazione documentale.
Consegna Documentale ai Nuovi Addetti
Durante l’inserimento di un nuovo collaboratore è possibile assegnare automaticamente tutta la documentazione necessaria relativa al ruolo ricoperto.
Documenti Assegnabili
- Procedure operative
- Istruzioni di lavoro
- Regolamenti aziendali
- Politiche interne
- Documentazione qualità
- Procedure sicurezza e compliance
Il sistema registra l’avvenuta consegna e la presa visione da parte del lavoratore.
Gestione delle Revisioni
Controllo completo del ciclo di vita dei documenti attraverso sistemi di versionamento e revisione.
Funzionalità Disponibili
- Numerazione delle revisioni
- Storico delle modifiche
- Confronto tra versioni
- Gestione approvazioni
- Pubblicazione automatica delle nuove revisioni
- Conservazione delle versioni precedenti
Scadenziario Documentale
Monitoraggio automatico delle scadenze legate ai documenti e alle revisioni periodiche.
Controllo delle Scadenze
- Revisioni programmate
- Documenti da aggiornare
- Procedure in verifica
- Documenti prossimi alla scadenza
- Notifiche automatiche ai responsabili
Archivio Storico e Ricerca Avanzata
Conservazione centralizzata di tutte le versioni dei documenti con possibilità di ricerca rapida per:
- Categoria
- Processo
- Reparto
- Responsabile
- Stato del documento
- Revisione
- Data di pubblicazione
Vantaggi della Soluzione
- Centralizzazione della documentazione aziendale
- Controllo completo delle revisioni
- Tracciabilità della distribuzione e delle prese visione
- Riduzione del rischio di utilizzo di documenti obsoleti
- Supporto ai sistemi di gestione certificati
- Automazione delle attività di aggiornamento documentale
- Maggiore conformità durante audit e verifiche ispettive
- Accesso immediato alla documentazione aggiornata
- Eliminazione della gestione cartacea
Una soluzione progettata per garantire il pieno controllo della documentazione aziendale, migliorando l’efficienza organizzativa, la conformità normativa e la diffusione delle informazioni all’interno dell’organizzazione.